(Ba-li, 24 / 2 / 1976)
Phần mở đầu
Chính phủ các nước Cộng hòa In-đô-nê-xi-a, Ma-lay-xi-a, Cộng hòa Phi-líp-pin, Cộng hòa Xing-ga-po và Vương quốc Thái Lan,
Là các quốc gia thành viên của Hiệp hội các Quốc gia Đông
Ghi nhận những hoạt động đang phát triển nhanh chóng của ASEAN từ khi thành lập vào ngày 8 tháng 8 năm 1967, tại Băng-cốc, Thái Lan trong việc thực hiện các tôn chỉ và mục đích của ASEAN như đã thể hiện trong Tuyên bố ASEAN;
Nhận thức rằng sự gia tăng đó đã làm tăng nhu cầu trong ASEAN về một cơ quan quản lý tập trung để có hiệu quả cao hơn trong công tác phối hợp các cơ quan của ASEAN và làm cho việc thực hiện các dự án và hoạt động của ASEAN có hiệu quả cao hơn;
Thỏa thuận như sau
Điều 1
Ban thư ký ASEAN
Việc thành lập và đặt trụ sở
1.Các Bên tham gia Hiệp định này thành lập một Ban Thư ký thường trực của ASEAN mà sẽ được gọi là Ban thư ký ASEANỹ dưới đây gọi là "Ban Thư ký".
2.Ban Thư ký sẽ có trụ sở tại Gia-các-ta, In-đô-nê-xi-a dưới đây gọi là "Nước chủ nhà".
Điều2:
Thành phần
Ban Thư ký sẽ bao gồm có Người đứng đầu Ban Thư ký và sẽ được gọi là Tổng Thư ký của Ban Thư ký ASEAN dưới đây gọi là "Tổng Thư ký", một đội ngũ cán bộ và một đội ngũ nhân viên được tuyển dụng ở địa phương.
Điều 3
Tổng Thư ký
Việc bổ nhiệm
1.Tổng Thư ký sẽ được các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN bổ nhiệm theo đề cử của một Bên tham gia Hiệp định lần lượt trên cơ sở luân phiên theo thứ tự A,B,C. Một nhiệm kỳ sẽ kéo dài ba năm.
Chức năng và Quyền hạn
2.Tổng Thư ký sẽ:
(1)chịu trách nhiệm với Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN khi có hội nghị và với Uỷ ban Thường trực trong thời gian còn lại;
(2)phụ trách Ban Thư ký và chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng và trách nhiệm được Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN và Uỷ ban Thường trực giao cho;
(3)có quyền liên lạc trực tiếp với các Bên tham gia Hiệp định;
(4)(a) trực tiếp tham dự tất cả các Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN với tư cách Thư ký;
(b)tham dự tất cả các hội nghị của Uỷ ban Thường trực; và
(c)dự hoặc chỉ định một đại diện đi tham dự các cuộc họp của tất cả các Uỷ ban ASEAN và các cơ quan khác tương tự;
(5)luôn nắm được thông tin về các hoạt động của tất cả các ủy ban ASEAN và các cơ quan khác tương tự; và
(a)khi cần thiết giải thích các chỉ thị của Uỷ ban Thường trực cho các Uỷ ban ASEAN và các cơ quan khác tương tự;
(b)đảm bảo rằng tất cả các ủy ban ASEAN và các cơ quan khác tương tự được thông báo về những diễn biến hiện tại có liên quan trong các hoạt động của ASEAN;
(c)giữ vai trò kênh thông tin liên lạc chính thức giữa:
(i)các Uỷ ban Thường trực ASEAN, các ủy ban ad hoc, các Nhóm chuyên viên, và các cơ quan khác của ASEAN và các Uỷ ban Thường trực; và
(ii)Ban Thư ký và các tổ chức quốc tế và các Chính phủ, và
(d)khi có yêu cầu hỗ trợ các ủy ban, nhóm và cơ quan khác được thành lập trong khuôn khổ của ASEAN;
(6) tìm hiểu thực tế và tìm cách làm sáng tỏ để báo cáo lên Uỷ ban Thường trực xem xét;
(7)chuẩn bị bản Báo cáo Hàng năm để trình lên Hôị nghị các Bộ trưởng ngoại giao ASEAN;
(8)điều hoà, tạo thuận lợi và theo dõi tiến triển trong việc thực hiện tất cả các hoạt động của ASEAN đã được thông qua;
(9)đề xuất các kế hoạch và các chương trình hoạt động hợp tác trong khu vực ASEAN phù hợp với những phương hướng chính sách đã được thông qua;
(10)chịu trách nhiệm về sự an ninh của Ban Thư ký;
(11)chuẩn bị các bản Dự toán Ngân sách hàng năm của Ban Thư ký để thông qua tại Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao;
(12)thực hiện các quyền được trao về quản lý và tài chính theo những điều khoản của Hiệp định này và những Quy định và Quy chế khác sau này có thể có hiệu lực;
(13)là người quản lý tất cả các văn kiện của ASEAN; và
(14)thực hiện các nhiệm vụ và các sứ mạng khác mà Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao hay Uỷ ban Thường trực có thể chỉ thị.
3.Tổng Thư ký sẽ trình bày trước Uỷ ban Thường trực để thông qua các bản dự thảo về các Quy chế về cán bộ, Quy chế Tài chính và Quy chế An ninh cho Ban Thư ký và áp dụng thực hiện các quy chế đó từ ngày được ban hành.
4.Tổng Thư ký có thể đề xuất các sửa đổi đối với các quy chế đó để Uỷ ban Thường trực thông qua và những sửa đổi như vậy sẽ có hiệu lực từ ngày được ban hành.
Điều 4:
Thành viên của Ban Thư ký
Thành phần và Việc bổ nhiệm
1.Thành viên của Ban Thư ký sẽ bao gồm:
a)một Phó Tổng Thư ký;
b)ba Vụ trưởng;
c)chín Trợ lý Vụ trưởng; và
d)các cán bộ khác mà Uỷ ban Thường trực thấy cần có.
2.Phó Tổng Thư ký sẽ được các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN bổ nhiệm theo đề cử của một Bên tham gia Hiệp định luân phiên theo thứ tự A,B,C. Nhiệm kỳ sẽ kéo dài ba năm và sẽ có một năm gối đầu nhiệm kỳ của các Tổng Thư ký sắóp hết nhiệm kỳ và sắp nhậm chức. Phó Tổng Thư ký tối thiểu phải có hàm Công sứ hoặc Tham tán-Công sứ hay ở cấp tương đương. Phó Tổng Thư ký trong thời gian giữ chức vụ này sẽ vẫn là công chức của Chính phủ mình.
3.Các Vụ trưởng tối thiểu phải có hàm Tham tán hay ở cấp tương đương và các Trợ lý Vụ trưởng và các cán bộ khác sẽ phải là Bí thư thứ nhất hay có chức vụ tương đương. Những người này sẽ được Uỷ ban Thường trực bổ nhiệm theo đề cử của các Bên tham gia Hiệp định. Trong thời gian giữ chức đó, họ sẽ vẫn là công chức của Chính phủ họ.
4.Cơ sở chính của việc đề cử và bổ nhiệm sẽ là các tiêu chuẩn cao nhất về hiệu quả chuyên môn, năng lực và sự liêm khiết, phân bổ đều và luân phiên giữa các công dân của các Bên tham gia Hiệp định.
5.Các Vụ trưởng và các Trợ lý Vụ trưởng hoạt động với tư cách do Chính phủ của họ đề cử và được Uỷ ban Thường trực thông qua trước khi Nghị định thư này có hiệu lực, sẽ không bị ảnh hưởng gì bởi việc cơ cấu lại như dự kiến trong Nghị định thư này.
6.Khi một thành viên Ban Thư ký được Bên tham gia Hiệp định đề cử được chuyển từ trong nước sang công tác giúp Ban Thư ký thì sẽ không vì lý do bổ nhiệm đó mà bị mất thâm niên hoặc thăng chức trong ngạch công chức ở trong nước trong thời gian được cử sang công tác giúp Ban Thư ký.
7.Các Vụ trưởng, các Trợ lý Vụ trưởng và các quan chức khác sẽ được bổ nhiệm theo nhiệm kỳ ba năm, trừ những trường hợp đặc biệt Uỷ ban Thường trực dựa trên khuyến nghị của Tổng Thư ký sau khi đã tham khảo ý kiến về việc bổ nhiệm một nhiệm kỳ nữa với thời gian không quá một nhiệm kỳ đầy đủ.
8.Các chức năng và nhiệm vụ của thành viên Ban Thư ký, ngoài Phó Tổng Thư ký và Vụ trưởng, sẽ được nêu lên trong Kế hoạch Nhiệm vụ do Tổng Thư ký soạn thảo và được Uỷ ban Thường trực thông qua.
Điều5:
Phó Tổng Thư ký và các Vụ trưởng
1.Phó Tổng Thư ký sẽ:
a)giúp Tổng Thư ký trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng Thư ký;
b)tạo thuận lợi cho chuyển giao công việc giữa Tổng Thư ký sắp hết nhiệm kỳ và Tổng Thư ký sắp nhậm chức;
c)xem xét khái niệm, các cuộc thảo luận hay các văn bản không chính thức do Ban Thư ký soạn thảo;
d)đảm nhận chức năng của Tổng thư ký khi Tổng Thư ký vắng mặt, khi được sự ủy quyền trước của Tổng thư ký;
e)dự các hội nghị theo chỉ thị của Tổng Thư ký ;
f)phối hợp các hoạt động nghiên cứu của Ban Thư ký ASEAN và chủ tọa cuộc họp của Uỷ ban Kiểm điểm Chấp hành của Ban Thư ký ASEAN;
g)giải quyết các vấn đề có liên quan đến các Tổ chức Phi Chính phủ có quan hệ của ASEAN; và
h)thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Thư ký chỉ thị.
2.Ba Vụ trưởng sẽ lãnh đạo Vụ I, Vụ II, và Vụ III tương ứng theo cấp bậc cao thấp. Trong phạm vi trách nhiệm của mình họ sẽ:
a)quản lý và điều phối các hoạt động trong Vụ của mình;
b)theo dõi các diễn biến về hợp tác và các hoạt động của ASEAN trong phạm vi trách nhiệm của mình và luôn thông báo cho Tổng Thư ký và Phó Tổng Thư ký về những diễn biến trên để tạo thuận lợi cho họ trong lĩnh vực công tác;
c)chuẩn bị các thông báo, các tài liệu nghiên cứu và các báo cáo khác nhau về các vấn đề trong phạm vi công việc của họ để cung cấp thông tin, trao đổi và đưa ra các khuyến nghị;
d)tham gia các hội nghị ASEAN và các hội nghị khác và đóng vai trò một chuyên gia tại các hội nghị liên quan của ASEAN theo quyết định của Tổng Thư ký;
e)tiến hành nghiên cứu liên quan tới các văn bản báo cáo và thảo luận do Ban Thư ký ASEAN soạn thảo, với tư cách là một thành viên của Uỷ ban Kiểm điểm Chấp hành;
f)giám sát và chỉ đạo công việc của các Trợ lý Vụ trưởng và các thành viên khác trong Vụ do mình phụ trách; và
g)thực hiện các chức năng do Tổng Thư ký hay Phó Tổng Thư ký chỉ thị.
3.Các hoạt động của các Uỷ ban Thường trực ASEAN, các ủy ban ad hoc và các nhóm chuyên viên ở chừng mực nào đó có liên quan đến các hoạt động của ba Vụ được nói đến ở đoạn 2 sẽ thuộc phạm vi hoạt động cuả các Vụ tương ứng. Những vấn đề liên quan đến các Tổ chức Phi Chính phủ có quan hệ với ASEAN sẽ thuộc phạm vi công việc của Phó Tổng Thư ký.
4.Nếu vì bất cứ lý do gì mà Tổng Thư ký tạm thời không thể thực hiện được các chức năng của mình, Chủ tịch Uỷ ban Thường trực sẽ chỉ định Phó Tổng Thư ký làm Quyền Tổng Thư ký. Nếu vì bất cứ lý do gì mà Phó Tổng Thư ký không thể làm được Quyền Tổng Thư ký, thì Chủ tịch Uỷ ban Thường trực sẽ chỉ định một Vụ trưởng có cấp bậc cao nhất làm Cán bộ Phụ trách.
5.Nếu vì bất cứ lý do gì mà Phó Tổng Thư ký tạm thời không thể thực hiện được chức năng của mình, thì Chủ tịch Uỷ ban Thường trực sẽ chỉ định Vụ trưởng có cấp bậc cao nhất làm Quyền Phó Tổng Thư ký.
Điều 6:
Nhân viên tuyển dụng ở địa phương
1.Tổng Thư ký sẽ sử dụng các nhân viên tuyển dụng ở địa phương làm thư ký và các công việc văn phòng khác cần thiết cho hoạt động bình thường của Ban Thư ký.
2.Nhân viên tuyển dụng ở địa phương sẽ là công dân của các Quốc gia thành viên, được tuyển dụng ngay tại Nước Chủ nhà và sẽ được Tổng Thư ký bổ nhiệm.
3.Cuối năm đầu tiên, Tổng Thư ký sẽ trình lên Uỷ ban Thường trực khuyến nghị chung về những yêu cầu thực tế về quy mô, thành phần và lương của Nhân viên tuyển dụng ở địa phương.
4.Khoản tài chính cho việc thuê các nhân viên tuyển dụng ở địa phương sẽ được tính vào Ngân sách hàng năm của Ban Thư ký.
5.Uỷ ban Thường trực có thể thông qua việc tăng số nhân viên trong một năm tài chính của ASEAN.
Điều 7
Lương và các khoản phụ cấp của Tổng Thư ký, Phó Tổng Thư ký, ba Vụ trưởng, chín Trợ lý Vụ trưởng và các cán bộ khác mà Uỷ ban Thường trực có thể thấy cần thiết, sẽ được Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN quyết định và theo khuyến nghị của Tổng Thư ký, từng thời gian sẽ xem xét lại mức lương và phụ cấp đó.
Điều 8
Tùy theo các điều khoản khác của Hiệp định này, những điều khoản và điều kiện về sử dụng thành viên và Nhân viên tuyển dụng ở địa phương của Ban Thư ký sẽ được nêu lên ở trong Quy chế đối với nhân viên.
Điều 9
Ngân sách và Cung cấp tài chính
1.Ngân sách hàng năm cho Ban Thư ký sẽ được trình lên Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN để thông qua.
2.Ngân sách hàng năm cũng sẽ bao gồm số lượng và ngạch bậc của cán bộ Ban Thư ký được sử dụng.
3.Ngân sách của Ban Thư ký sẽ được phân thành:
(1)Vốn cơ bản
(2)Chi phí thường xuyên.
4.Vốn cơ bản sẽ gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc mua đất, xây dựng, việc cung cấp các thiết bị và dịch vụ cơ bản, trang trí ban đầu và đồ đạc và thiết bị văn phòng và việc lắp đặt hệ thống điều hòa không khí, công tác bảo dưỡng chính và các loại khác mà Nước chủ nhà có thể cung cấp.
5.Chi phí thường xuyên sẽ gồm tất cả những chi phí bao gồm trả lương và các khoản phụ cấp cho tất cả các nhân viên của Ban Thư ký ASEAN, tiền điện, nước, chi phí về đi lại, các thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm, bảo dưỡng nhỏ và bảo dưỡng hàng năm và các chi phí hành chính khác.
6.Chi phí từ vốn cơ bản sẽ do Nước chủ nhà chịu. Chi phí thường xuyên sẽ được chia trên cơ sở do các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN quyết định.
Điều 10
Công tác kiểm toán các tài khoản
1.Công tác kiểm toán hàng năm các tài khoản của Ban thư ký ASEAN sẽ được Uỷ ban Kiểm toán thực hiện. ủy ban này gồm ba thành viên có đủ trình độ được ba trong số các Bên tham gia Hiệp định luân phiên đề cử và được Uỷ ban Thường trực bổ nhiệm với thời gian hai năm.
2.Các tài khoản hàng năm cùng với bản Báo cáo của Uỷ ban Kiểm toán sẽ được trình lên Uỷ ban Thường trực, sau đó ủy ban này sẽ trình lên Hội nghị Bộ trưởng lần sau cùng với những ý kiến của mình.
Điều 11
Ưu đãi và Miễn trừ
Nước chủ nhà sẽ cho Ban thư ký, Tổng Thư ký và các Nhân viên Ban Thư ký các ưu đãi và miễn trừ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và chức năng của họ.
Điều 12
Sửa đổi bổ sung
Bất cứ Bên tham gia Hiệp định nào đều có thể đề xuất những thay đổi bổ sung đối với Hiệp định này. Khi đã được các bên tham gia Hiệp định hay Hội nghị các Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN thông qua, những thay đổi đó sẽ có hiệu lực từ ngày quy định.
Điều 13
Phê chuẩn
1.Hiệp định này phải được các bên tham gia Hiệp định phê chuẩn.
2.Các Văn bản Phê chuẩn sẽ được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Nước Cộng hòa In-đô-nê-xi-a.
Điều14:
Hiệu lực
Hiệp định này sẽ có hiệu lực vào ngày nhận được Văn bản Phê chuẩn thứ năm.
Điều 15
Tham gia Hiệp định
1.Bất cứ Chính phủ nào đã được chấp nhận là thành viên mới của ASEAN đều có thể tham gia Hiệp định này.
2.Văn bản Tham gia sẽ được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Nước Cộng hòa In-đô-nê-xi-a.
3.Đối với bất cứ một Chính phủ thành viên mới nào tham gia Hiệp định này sau khi Hiệp định có hiệu lực, thì Hiệp định sẽ có hiệu lực đối với Chính phủ thành viên mới đó vào ngày Văn bản Tham gia của Chính phủ đó được lưu chiểu.
4.Nếu Văn bản Tham gia được lưu chiểu trước khi Hiệp định này có hiệu lực, thì Hiệp định sẽ có hiệu lực đốị với Chính phủ thành viên mới đó vào ngày Hiệp định có hiệu lực.
Những người chứng kiến và ký tên dưới đây được thừa ủy quyền của Chính phủ nước mình, đã ký Hiệp định này.
Làm tại Cu-a-la Lăm-pơ ngày 9 tháng 7 năm 1985 thành sáu bản bằng tiếng Anh.
Thay mặt Chính phủ Bru-nây Đa-ru-xa-lam: Thái tử Mô-ha-mét Bôn-ki-a
(Bộ trưởng Ngoại giao)
Thay mặt Chính phủ Cộng hòa In-đô-nê-xi-a: GS., TS. Mốc-ta Ku-su-ma-at-ma-gia (Bộ trưởng Ngoại giao)
Thay mặt Chính phủ Ma-lay-xi-a: Teng-ku A-mát Rit-thau-đin
(Bộ trưởng Ngoại giao)
Thay mặt Chính phủ Phi-líp-pin: Pa-xi-phi-cô A. Cat-xơ-tơ-rô
(Bộ trưởng Ngoại giao)
Thay mặt Chính phủ Xing-ga-po: S. Da-na-ba-lan
(Bộ trưởng Ngoại giao)
Thay mặt Chính phủ Thái Lan: A.C.M. Xit Sa-vet-xi-la
(Bộ trưởng Ngoại giao)
| Powered by |  |
